Opis i definicje.

Cel projektu

Projekt powstał z potrzeby zaplanowania, sklasyfikowania, uporządkowania i raportowania kosztów w firmie. WHMCS w dostateczny sposób zarządza i raportuje przychody, lecz niestety po stronie kosztów nie ma odpowiednich mechanizmów.

System pomaga poznać realny przychów podliczając przychody z faktów wystawionych w WHMCS z fakturami czy dokumentami kosztowymi wgranymi i opisanymi ręcznie do modułu bez wychodzenia z WHMCS. System bazuje na pojęciu umów i zobowiązań i umożliwia pokazanie przepływów finansowych w dłuższym przedziale czasu.

Postanowiliśmy przygotować własny moduł, ponieważ nie znaleźliśmy żadnego, który realizowałby potrzebne nam funkcje.

Projekt powstał amatorsko, na potrzeby naszej firmy, ale z profesjonalnym podejściem.
Projekt jest w całości finansowany przez firmę PUQ sp. z o.o. https://puq.pl/ 

Projekt potrzebuje Twojego wsparcia aby funkcjonował i dalej się rozwijał.
Jeśli masz chęć pomocy w rozwoju projektu czy to finansowo, merytorycznie, tłumaczenia, pisania/korekty dokumentacji lub w jakikolwiek inny sposób, daj nam znać cf@puq.info

---

---

Głównym celem modułu jest zbieranie dokumentów w postaci PDF, poprawne opisywanie dokumentów (Umów, faktur). Na podstawie wprowadzonych danych oraz zaimportowanych faktur z systemów księgowych, w czytelnej formie generujemy raporty i prognozy dotyczące finansów firmy.

Do zapisywania plików moduł wykorzystuje połączenie z serwerem WebDAV, co oznacza, że ​​pliki nie są fizycznie przechowywane na serwerze WHMCS i będą dostępne nawet po usunięciu modułu.

System wymaga wykorzystania i został w pełni przetestowany z NEXTCLOUD, uznanym oprogramowaniem typu opensource. Możesz skorzystać z własnej instalacji Nextcloud lub skorzystać z naszego darmowego rozwiązania dostępnego pod tym linkiem: https://crm.puq.pl/store/za-darmo

Do synchronizacji faktur moduł wykorzystuje połączenie API do WHMCS.
Oznacza to, że moduł można zainstalować nie na serwerze produkcyjnym WHMCS, ale np. na serwerze dewelopera, co w żadnym wypadku nie wpłynie na funkcjonalność tego modułu. Możliwe jest również połączenie kilku systemów WHMCS w celu synchronizacji faktur.

Moduł tworzy niezbędne tabele w bazie danych WHMCS i tylko je wykorzystuje w swojej pracy.
Nie używa żadnych innych tabel WHMCS.

Moduł przesyła dane do serwera projektu w postaci kodu instalacyjnego, który jest generowany podczas instalacji w celach statystycznych. W odpowiedzi serwery dostarczają dane o nowej wersji oraz ważne informacje, które wyświetlają się na w Panelu modułu.

Moduł obsługuje wielojęzyczność. Ustawienia języka można zmienić w konfiguracji użytkownika systemu WHMCS.
Dostępne języki: angielski, polski, rosyjski.

Definicje

Kontrahent - obiekt w systemie, oznacza osobę fizyczną lub prawną, będącą stroną umowy lub faktury.

Dane dla klasyfikacji w systemie:

• Nazwa firmy
• NIP

Dokumenty - pliki PDF w postaci niesklasyfikowanych, oraz ich klasyfikacja (Faktura, Umowa, Aneks od umowy)

Zobowiązanie - obiekt w systemie który charakteryzuje grupę kosztów które ponoszone w stosunku do kontrahenta na podstawie umowy oraz/lub faktur.

Dane dla klasyfikacji w systemie:

• Nazwa zobowiązania
• Data rozpoczęcia (Wartość jest wyliczana z faktur lub umowy)
• Data zakończenia (Wartość jest wyliczana z faktur lub umowy)
• Czas nieokreślony (Wartość jest wyliczana z umowy lub ustawiona ręcznie)

Zobowiązania jako podstawa organizacji dokumentów

Zobowiązanie umożliwia grupowanie faktur oraz/lub podpięcie ich do odpowiedniej umowy.

Założenie 1

Mapować można tylko jedną umowę i fakturę, dotyczące obowiązywania umowy.
W tym przypadku parametry zobowiązania (Data rozpoczęcia, Data zakończenia, Czas nieokreślony) są wyliczone z parametrów umowy.

Założenie 2

W przypadku braku umowy, mapowanie tylko pokrewnych kontrahentowi faktur.
W tym przypadku parametry zobowiązania pobierane są z podlinkowanych faktur gdzie:

• Data rozpoczęcia jest datą najstarszej faktury,
• Data zakończenia jest datą najnowszej faktury.

W przypadku zaznaczenia opcji Czas nieokreślony Data zakończenia jest datą najnowszej faktury + 12 miesiące.

Globalne założenie

Każda faktura ma być mapowana do zobowiązania.

Uwaga!!! Do zobowiązania da się mapować faktury tylko jednego kontrahenta.

Systemy księgowe - System który posiada zbiór faktur przychodowych, oraz ma możliwość wyeksportowania.
-apiWHMCS: dowolny system WHMCS z odpowiednio skonfigurowanym API.